Met een sterke focus op digitalisering werkt VCK Legal als een volledig papierloos kantoor, een zeldzaamheid in de advocatuur. Voor het installeren en optimaliseren van zijn ICT-omgeving vertrouwt oprichter Wouter Van Cutsem op Rank 1.
Met decennialange ervaring als advocaat richtte Wouter Van Cutsem vijf jaar geleden VCK Legal op. Het kantoor is heel actief in de ICT-, distributie- en vastgoedsector en staat klanten bij in de rechtbank en daarbuiten. Meester Van Cutsem is naast advocaat van een aantal gezaghebbende ICT-bedrijven intussen ook gecertificeerd onderhandelaar.
“Met informaticarecht als een van onze expertises begrijp ik de complexiteit van ICT”, zegt Wouter Van Cutsem. “Ik weet hoe belangrijk het is om met een betrouwbare partner in zee te gaan. Veel van onze afspraken met klanten vinden plaats via Teams. Het is belangrijk dat onze ICT-omgeving stabiel is.”
Paperless office
Het kantoor is honderd procent gedigitaliseerd. Het team werkt meestal op afstand en vergadert digitaal, en deed dat al voor dat door de pandemie gebruikelijk werd. Wouter Van Cutsem: “Geen blaadje papier hebben wij nodig om onze werkzaamheden uit te voeren. Die doorgedreven digitalisering is in de advocatuur eerder een uitzondering, ook al is men met een serieuze inhaaloperatie bezig. Sommige confraters bevinden zich echter nog in de vorige eeuw en zweren bij een papieren dossier.”
De keuze voor een volledig gedigitaliseerde werkwijze is gedreven door verschillende factoren. “Het sluit aan bij de ondernemingswereld waarin wij opereren. Technologie bespaart ons de dagelijkse verplaatsingstijd. De communicatie tussen advocaat en cliënt verloopt efficiënter online en dat maakt het goedkoper voor die laatste.”
Full-service partner
Ondanks de digitale focus heeft het kantoor geen interne ICT-kracht in dienst. Wouter Van Cutsem: “Dat laat onze taille niet toe. Wij rekenen op een uitmuntende ICT-partner, en die vonden wij in Rank 1. Sinds de start van ons bedrijf selecteert Rank 1 onze hardware, installeert de software en houdt ons systeem veilig up and running.”
VCK Legal werkt met Microsoft 365 in combinatie met een softwarepakket specifiek voor de advocatuur. “Met uitzondering van die advocatensoftware en enkele AI-toepassingen doet Rank 1 alles voor ons op ICT-vlak. Zij monitoren het netwerk, verzorgen de SharePoint-omgeving en garanderen back-ups. Als we een nieuwe laptop nodig hebben, wordt deze netjes afgeleverd, volledig geïnstalleerd en klaar voor gebruik.”
Superieure helpdesk
“Wat de consultants van Rank 1 onderscheidt? Service is their middle name”, zegt Wouter Van Cutsem. “Hun telefoonsupport is superieur. Wie je ook aan de lijn krijgt, wanneer je ook belt, je gesprekspartner kent jouw dossier. Je bent allesbehalve een nummer. De interne documentatie is uitmuntend. Rank 1 behoort tot de bedrijven die tot het uiterste gaan om je te helpen en je zelfs terugbellen om te vragen of het probleem zeker opgelost is.”
Neusje van de zalm in security
Onder de vleugels van Rank 1 migreerde het kantoor veilig en compliant naar de cloud. “De consultants evalueren permanent onze ICT-omgeving en optimaliseren waar mogelijk”, zegt Wouter Van Cutsem. “Wij laten ons graag leiden door hun advies. Het is belangrijk om een partner te hebben die meedenkt en begrijpt wat belangrijk voor je is.”
Beveiliging is vanzelfsprekend cruciaal voor het advocatenkantoor. “Bij Rank 1 krijgen we het neusje van de zalm”, zegt Wouter Van Cutsem. “Onze data worden uitstekend beschermd. Dat kost wat, maar ik weet uit ervaring hoe belangrijk het is. Als advocaat heb ik al heel wat GDPR-dossiers behandeld. Rank 1 evalueert de veiligheid continu en wijst ons op nieuwigheden en digitale opportuniteiten. Dankzij hen kunnen we op beide oren slapen.”